Việc sử dụng công nghệ quản lý đang trở thành xu thế, tuy nhiên vẫn rất nhiều tranh cãi xoay quanh giải pháp này. Có ý kiến cho rằng quản lý kho bằng sổ sách hay excel đơn giản tiết kiệm, bao năm nay vẫn vậy, sao phải thay đổi. Lại có quan điểm phản biện, quản lý kho trên phần mềm vừa tiết kiệm thời gian và chi phí. Vậy trong khách sạn, quản lý kho nên quản lý công nghệ hay thủ công? Hãy cùng Ohotel khám phá qua bài viết này nhé!
1. Quản lý thủ công
Ưu điểm:
– Phương pháp thủ công giải quyết được một vấn đề trước mắt cho rất nhiều chủ cửa hàng đó là tiết kiệm chi phí.
Đồng thời việc tổ chức dữ liệu bằng sổ sách hoặc excel hầu hết ai cũng có thể bắt tay thực hiện và được đánh giá khá linh hoạt, bởi bản chất việc tổ chức dữ liệu theo tư duy của mỗi cá nhân.
– Các loại dữ liệu về hàng hóa trong kho thường được ghi chép, lưu trữ trong từng quyển sổ, hoặc file riêng biệt.
Nhược điểm:
– Tổ chức dữ liệu theo tư duy của mỗi cá nhân là điểm cộng nhưng cũng là điểm yếu chí mạng rất lớn của phương pháp quản lý thủ công. Cá nhân bạn cảm thấy trực quan, dễ theo dõi nhưng với người khác có thể ngược lại.
– Phương pháp quản lý thông thường bằng sổ sách truyền thống hoặc excel mất nhiều thời gian kiểm tra mới biết số lượng hàng hóa mình cần. Trong kho còn bao nhiêu, còn hay hết và rất khó xác định vị trí của mặt hàng cần tìm kiếm.
– Tính nhẩm thì dễ sai sót, nhiều hàm trong excel thì quá rắc rối và dài. Bạn cũng chẳng thể chủ động kiểm soát tình trạng hàng hóa khi có việc đột xuất đi công tác xa. Do toàn bộ dữ liệu đều nằm trọn trong sổ sách hoặc máy tính ở nhà.
– Hệ thống bảo mật excel hầu như không có nếu không muốn nói là kém, bất cứ ai cũng có thể xem, cập nhật, chỉnh sửa dữ liệu. Điều này dẫn đến tình trạng gian lận, dối trá và không thể truy ra người cố tình làm sai dữ liệu.
– Sổ sách thì cũng chẳng khá hơn, dễ hỏng, dễ mất, dễ bị đánh cắp.
– Khả năng linh hoạt được xét trên phương diện cá nhân sử dụng, còn khi cần áp dụng mô hình nhiều nhân viên và kết hợp trên các thiết bị khác thì là điều không thể.
2. Quản lý bằng công nghệ
Ưu điểm:
– Điểm cộng lớn nhất của phương pháp quản lý này là tính linh động. Chủ cửa hàng có thể giám sát mọi lúc mọi nơi chỉ cần có thiết bị điện tử như máy tính, điện thoại, máy tính bảng. Chỉ với tính năng quản lý kho trên phần mềm quản lý khách sạn, nó sẽ giúp bạn có thể tự tin xử lý các vấn đề phát sinh nếu cần.
– Sử dụng công nghệ không những quản lý được các hàng hóa trong kho mà còn hỗ trợ kiểm tra, giám sát tiến độ các công việc cần làm và năng lực của từng nhân viên.
– Tính an toàn bảo mật cực kì cao, do phần mềm có tính năng phân quyền ai được phép xem, cập nhật, chỉnh sửa, xóa. Hạn chế tối đa sai sót, gian lận
– Áp dụng phần mềm quản lý khách sạn có tính năng quản lý kho, bạn dễ dàng tìm kiếm kiểm tra số lượng sản phẩm bằng cách quét mã vạch ngay trên điện thoại. Quản lý hàng hóa nhiều đơn vị tính, nhiều quy cách, quản lý theo số lô hạn dùng giúp việc quản lý dễ dàng hơn
– Dễ dàng tích hợp với máy quét mã vạch, máy in hóa đơn giúp việc thống kê lượng hàng hóa trong kho hàng và tính toán doanh thu nhanh chóng, chính xác.
Nhược điểm:
– Chủ cửa hàng sẽ phải cân nhắc đầu tư một khoản chi phí nhỏ cho việc sử dụng phần mềm.
– Quản lý kho không chỉ là nỗi lo của nhân viên kiểm kho mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến tình hình kinh doanh cửa hàng chỉ cần một sai sót nhỏ có thể dẫn đến hàng loạt hậu quả lớn.
Cả 2 phương pháp trên đều có những ưu nhược điểm nhất định, đâu mới thực sự là phương án tối ưu, cần thiết cho cửa hàng của bạn. Hãy tự mình tìm kiếm câu trả lời bằng cách trải nghiệm phần mềm quản lý khách sạn Ohotel với tính năng quản lý kho chi tiết nhé.