1. Vì sao khách sạn cần chuyển sang hóa đơn điện tử?
Từ khi Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC được ban hành, hóa đơn điện tử đã trở thành bắt buộc cho hầu hết doanh nghiệp, bao gồm cả các cơ sở lưu trú như khách sạn, homestay, resort.
Việc sử dụng hóa đơn điện tử giúp khách sạn:
🧾 Xuất hóa đơn nhanh và chính xác, giảm sai sót thủ công.
💸 Tiết kiệm chi phí in – lưu trữ hóa đơn giấy.
🔍 Theo dõi doanh thu minh bạch, đồng bộ với hệ thống kế toán.
🌍 Phù hợp với xu hướng số hóa và tiêu chuẩn quản lý quốc tế.
Tuy nhiên, nếu khách sạn dùng phần mềm quản lý và xuất hóa đơn tách rời, thao tác sẽ trở nên rườm rà và dễ nhầm lẫn. Vì vậy, giải pháp tốt nhất hiện nay chính là tích hợp hóa đơn điện tử trực tiếp vào phần mềm quản lý khách sạn.
2. Phần mềm quản lý khách sạn tích hợp hóa đơn điện tử là gì?
Đây là hệ thống quản lý cho phép lễ tân:
Tạo phiếu thu, thông tin khách, dịch vụ phát sinh…
Nhấn nút xuất hóa đơn ngay trên phần mềm, không cần đăng nhập hệ thống khác.
Hóa đơn được gửi trực tiếp đến email hoặc Zalo của khách.
Dữ liệu được chuyển tự động sang hệ thống thuế theo chuẩn quy định.
👉 Mọi bước từ đặt phòng – thanh toán – xuất hóa đơn đều liền mạch trong một giao diện duy nhất.
3. Lợi ích nổi bật khi tích hợp hóa đơn điện tử vào phần mềm quản lý khách sạn
🔹 1. Xuất hóa đơn siêu nhanh, chỉ 10–20 giây
Khi khách check-out, lễ tân chỉ cần chọn hóa đơn – bấm xuất – hoàn tất.
Không cần chuyển dữ liệu sang phần mềm khác, không nhập liệu lại.
🔹 2. Hạn chế sai sót và gian lận nội bộ
Mọi thông tin giá phòng, dịch vụ, phụ thu… được phần mềm tự động lấy từ dữ liệu đã ghi nhận.
→ Không có tình trạng nhập sai – quên dịch vụ – hoặc làm hóa đơn trùng lặp.
🔹 3. Tăng tính chuyên nghiệp trong mắt khách hàng
Khách nhận hóa đơn nhanh qua email, có thể tra cứu online bất cứ lúc nào.
→ Đặc biệt phù hợp khách công tác, công ty, du khách nước ngoài.
🔹 4. Dễ dàng quản lý công nợ & báo cáo doanh thu
Phần mềm tự động lưu trữ:
Hóa đơn đã xuất
Hóa đơn hủy
Công nợ từng công ty
Doanh thu theo ngày/tháng/quý
→ Giúp chủ khách sạn kiểm soát tình hình kinh doanh chính xác 100%.
🔹 5. Tuân thủ đầy đủ quy định của Bộ Tài Chính
Không lo sai chuẩn dữ liệu XML, sai mẫu số, ký hiệu – vì phần mềm đã tích hợp template chuẩn theo quy định.
4. OHOTEL – Giải pháp phần mềm khách sạn tích hợp hóa đơn điện tử toàn diện
OHOTEL hiện là một trong những nền tảng tiên phong hỗ trợ khách sạn xuất hóa đơn điện tử trực tiếp trong phần mềm.
Tích hợp với nhiều đơn vị uy tín:
- CyberBill
- Viettel
- VNPT
- Misa
… tùy theo nhu cầu của khách hàng.
🔧 Tính năng hóa đơn điện tử trên OHOTEL gồm:
- Xuất hóa đơn tự động theo dữ liệu phòng.
- Xuất hóa đơn nhiều dòng dịch vụ (mini bar, phụ thu, giặt ủi…).
- Xuất hóa đơn điện tử theo đoàn, công ty.
- Đính kèm hóa đơn gửi email & Zalo khách hàng.
- Lưu trữ hóa đơn theo chuẩn Bộ Tài Chính.
- Hủy & điều chỉnh hóa đơn theo đúng quy trình pháp lý.
💡 Trải nghiệm “check-out + xuất hóa đơn” chỉ trong 1 phút – khách đánh giá chuyên nghiệp, lễ tân giảm 70% thao tác thủ công.
5. Lợi ích thực tế khi khách sạn sử dụng OHOTEL + hóa đơn điện tử
Nhiều khách sạn 2–4 sao và homestay lớn đã ghi nhận:
| Chỉ số | Trước khi tích hợp | Sau khi tích hợp |
| Thời gian xuất hóa đơn | 5–10 phút | 30 giây – 1 phút |
| Sai sót nhập liệu | 10–15% | Gần như 0% |
| Chi phí in ấn | Cao | Giảm 90% |
| Quản lý công ty, công nợ | Rời rạc | Tự động – rõ ràng |
6. Xu hướng tất yếu: Khách sạn phải chuyển sang hóa đơn điện tử
Trong vài năm tới, toàn bộ hệ thống quản lý lưu trú phải đáp ứng:
- Tự động hóa
- Không giấy tờ
- Quản lý dữ liệu tập trung
→ Vì vậy, phần mềm quản lý khách sạn tích hợp hóa đơn điện tử không chỉ là lựa chọn, mà là xu hướng buộc phải có để khách sạn vận hành nhanh – chính xác – minh bạch.
7. Kết luận: Giải pháp thông minh cho khách sạn thời 4.0
Việc kết hợp giữa phần mềm quản lý khách sạn và hóa đơn điện tử giúp khách sạn:
- Nâng cao trải nghiệm khách hàng
- Tiết kiệm nhân lực & chi phí
- Quản lý tài chính minh bạch
- Phù hợp tiêu chuẩn pháp lý
Nếu bạn muốn vận hành khách sạn tự động – tiện lợi – chính xác,
👉 OHOTEL là giải pháp toàn diện bạn không nên bỏ qua.