Đây là một trong những câu hỏi được nhiều chủ khách sạn, nhà nghỉ, homestay quan tâm nhất khi bắt đầu vận hành hoặc chuyển đổi số. Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng phân tích chi tiết giá phần mềm quản lý khách sạn, các yếu tố ảnh hưởng đến chi phí và có nên dùng bản miễn phí hay không để giúp bạn đưa ra quyết định tối ưu nhất.
1. Phần mềm quản lý khách sạn là gì?
Phần mềm quản lý khách sạn (Hotel PMS – Property Management System) là hệ thống giúp chủ khách sạn kiểm soát tất cả hoạt động nội bộ như:
- Quản lý phòng và tình trạng phòng
- Lưu trữ thông tin khách
- Quản lý đặt phòng trực tiếp và OTA
- Báo cáo doanh thu – công suất phòng
- Quản lý nhân sự và phân quyền
- Tích hợp với Channel Manager, Khởi tạo hóa đơn điện tử
- Tích hợp thiết bị ngoại vi như Khóa thẻ từ, Máy in hóa đơn, Két tiền…..
Phần mềm giúp giảm sai sót thủ công, nâng cao hiệu suất vận hành và tối ưu doanh thu, đặc biệt khi khách sạn mở rộng hay có nhiều cơ sở.
2. Giá phần mềm quản lý khách sạn hiện nay bao nhiêu?
Giá phần mềm quản lý khách sạn không cố định mà phụ thuộc vào nhiều yếu tố như quy mô khách sạn, tính năng cần thiết, loại hình triển khai… Dưới đây là các phân khúc phổ biến:
2.1 Phần mềm miễn phí hoặc bản dùng thử
Một số nhà cung cấp cung cấp bản miễn phí hoặc bản dùng thử trong một thời gian nhất định (30–90 ngày). Phiên bản này thường hạn chế:
- Số lượng phòng
- Tính năng nâng cao (báo cáo, OTA, Channel Manager)
- Số người dùng
- Không hỗ trợ nhiều
Ưu điểm:
- Miễn phí
- Có thể trải nghiệm cơ bản
Nhược điểm:
- Thiếu tính năng quan trọng
- Không phù hợp khi khách sạn phát triển
- Dễ gây sai sót khi xử lý nhiều kênh bán
Bản miễn phí chỉ phù hợp để thử nghiệm, không nên dùng lâu dài.
2.2 Phần mềm trả phí theo năm
Đây là mô hình phổ biến nhất hiện nay: trả phí theo năm để sử dụng phần mềm.
Mức giá thường dao động:
| Quy mô khách sạn | Chi phí/năm (ước tính) |
|---|---|
| 10–30 phòng | 500.000 – 2.000.000 VND |
| 30–60 phòng | 2.000.000 – 4.000.000 VND |
| 60–100 phòng | 4.000.000 – 8.000.000 VND |
| >100 phòng | Thương lượng theo nhu cầu |
Ưu điểm:
- Chi phí cố định mỗi năm
- Không cần cài đặt phức tạp
- Chủ khách sạn dễ dự toán chi phí
Nhược điểm:
- Chi phí lâu dài có thể cao hơn gói trọn đời nếu dùng lâu
2.3 Phần mềm trả phí 1 lần (On-premise)
Một số phần mềm yêu cầu mua bản quyền trọn đời và cài đặt trên máy hoặc server riêng.
Chi phí này thường cao hơn ban đầu nhưng không cần trả phí hàng tháng.
| Loại phần mềm | Giá bản quyền |
|---|---|
| Từ 10–30 phòng | 10–20 triệu |
| Từ 30–60 phòng | 20–40 triệu |
| Trên 60 phòng | 40 triệu + |
Ưu điểm:
- Không phải trả phí hàng năm
- Phù hợp với doanh nghiệp lớn
Nhược điểm:
- Chi phí đầu tư lớn
- Cần IT quản lý
- Khó mở rộng
3. Những yếu tố ảnh hưởng đến giá phần mềm quản lý khách sạn
3.1 Số lượng phòng
Một số phần mềm thường tính theo số lượng phòng, càng nhiều phòng thì giá càng cao vì cần xử lý dữ liệu lớn hơn.
3.2 Tính năng
Các tính năng nâng cao như:
- Báo cáo số liệu chi tiết
- Quản lý đa chi nhánh
- Kênh bán OTA – Channel Manager
- Tích hợp khóa thông minh
- Mobile App
- Tích hợp quản lý nguồn điện chống gian lận thất thoát
Các tính năng này đều ảnh hưởng đến mức giá.
3.3 Hỗ trợ kỹ thuật & bảo trì
Các gói có hỗ trợ kỹ thuật nhanh, bảo trì định kỳ, cập nhật tính năng mới sẽ có mức phí cao hơn.
3.4 Khả năng mở rộng
Nếu khách sạn dự định mở thêm số lượng phòng hay chi nhánh trong tương lai, chọn phần mềm có khả năng mở rộng sẽ đáng đầu tư hơn.
4. Có nên dùng bản miễn phí không?
Đây là câu hỏi nhiều chủ khách sạn mới bắt đầu băn khoăn. Câu trả lời:
Không nên dùng bản miễn phí để vận hành lâu dài
Lý do:
- Bản miễn phí thường thiếu tính năng quản lý quan trọng
- Không hỗ trợ OTA tự động
- Không tối ưu hóa doanh thu
- Không phù hợp khi khách sạn phát triển
Chỉ nên dùng bản miễn phí để:
- Trải nghiệm giao diện
- Kiểm tra cách hoạt động
- So sánh tính năng giữa các phần mềm
Sau khi thử nghiệm, bạn nên chuyển sang gói trả phí phù hợp để đảm bảo vận hành chuyên nghiệp.
5. Lợi ích khi đầu tư phần mềm quản lý khách sạn trả phí
5.1 Tối ưu doanh thu
Phần mềm giúp:
- Đồng bộ giá phòng mọi kênh
- Kiểm soát doanh thu theo thời gian thực
- Phân tích hiệu quả từng kênh bán
5.2 Tăng hiệu quả vận hành
Tự động cập nhật phòng trống, tránh overbooking, kiểm soát giá chuẩn… giúp giảm sai sót thủ công.
5.3 Quản lý từ xa
Chủ khách sạn không cần có mặt tại cơ sở vẫn kiểm soát được mọi hoạt động.
5.4 Báo cáo chính xác
Báo cáo doanh thu, công suất phòng, nhân viên, kênh bán… được tự động tổng hợp, giúp ra quyết định nhanh.
6. So sánh: Gói miễn phí vs Gói trả phí
| Tiêu chí | Miễn phí | Trả phí |
|---|---|---|
| Đồng bộ OTA | x | v |
| Báo cáo tự động | x | v |
| Quản lý đa chi nhánh | x | v |
| Hỗ trợ kỹ thuật | x/hạn chế | v |
| Kiểm soát doanh thu chính xác | x | v |
Rõ ràng, gói trả phí mang lại hiệu quả cao hơn và giúp khách sạn vận hành bài bản.
7. Cách chọn phần mềm quản lý khách sạn phù hợp với chi phí
Dưới đây là một checklist để bạn tham khảo:
– Xác định số phòng, quy mô vận hành
→ Bao nhiêu phòng? Một hay nhiều cơ sở?
– So sánh tính năng
→ Đồng bộ OTA? Báo cáo? Channel Manager? Chống thất thoát gian lận ?
– Xem xét chi phí tổng thể
→ Bao gồm phí hàng năm và hỗ trợ
– Hỗ trợ kỹ thuật
→ Có hotline, hỗ trợ 24/7 không?
– Khả năng mở rộng tương lai
→ Có dễ nâng cấp khi mở thêm phòng hay thêm chi nhánh?
8. Gợi ý phân khúc giá theo nhu cầu
Nhà nghỉ nhỏ – homestay
→ Gói trả phí hàng năm cơ bản, chi phí thấp
Khách sạn 10–30 phòng
→ Gói trả phí hàng năm + Channel Manager + Tích hợp hệ thống chống gian lận thất thoát
Chuỗi khách sạn, nhiều chi nhánh
→ Gói vĩnh viễn hỗ trợ đa chi nhánh + Hệ thống chống gian lận thất thoát + Quản lý bán phòng qua OTA
9. Sai lầm chủ yếu khi chọn phần mềm
- Chọn phần mềm miễn phí để vận hành lâu dài
- Không xem xét tính năng OTA
- Bỏ qua khả năng mở rộng
- Không kiểm tra báo cáo thực tế
Những sai lầm này khiến khách sạn vận hành không hiệu quả và dễ thất thoát doanh thu.
10. Xu hướng phần mềm quản lý khách sạn 2026
Đến năm 2026, các yếu tố quan trọng trong phần mềm khách sạn gồm:
- Tích hợp Channel Manager, Quản lý booking đa kênh
- Báo cáo real-time
- Mobile app – quản lý từ xa
- Chuyên nghiệp hóa vận hành
- Tích hợp Khóa thẻ từ, hệ thống chống gian lận thất thoát
Kết luận: Giá phần mềm quản lý khách sạn không chỉ là con số
Giá phần mềm quản lý khách sạn phụ thuộc vào khá nhiều yếu tố: quy mô phòng, tính năng, hỗ trợ kỹ thuật và mức độ mở rộng. Dù có bản miễn phí hoặc dùng thử, việc chọn gói trả phí phù hợp ngay từ đầu sẽ giúp khách sạn vận hành hiệu quả hơn, kiểm soát doanh thu tốt hơn và hạn chế sai sót. Đừng để việc tiết kiệm chi phí ban đầu khiến bạn mất nhiều tiền hơn về lâu dài.
Phần mềm không chỉ là công cụ, mà còn là nền tảng vận hành bền vững cho khách sạn trong tương lai.