1. Quản lý khách sạn thời đại 4.0 – Tại sao PMS lại quan trọng đến vậy?
Trong bối cảnh ngành khách sạn chuyển mình mạnh mẽ, khách lưu trú ngày càng có kỳ vọng cao hơn: đặt phòng nhanh, check-in không chờ đợi, dịch vụ chuẩn xác, thông tin minh bạch. Điều này đòi hỏi khách sạn phải vận hành trơn tru từ lễ tân – buồng phòng – kế toán – bán hàng, đặc biệt trong mùa cao điểm khi mọi sai sót đều trở thành chi phí.
OHOTEL nhận thấy rằng nhiều khách sạn vẫn đang quản lý bằng sổ sách, Excel hoặc phần mềm rời rạc – dẫn đến:
- Phòng chồng phòng
- Sai giá, sai doanh thu
- Thất thoát minibar
- Nhân viên khó quản lý
- Chủ khách sạn không xem được báo cáo từ xa
Và giải pháp không gì khác ngoài PMS – Property Management System, hệ thống quản lý tổng thể khách sạn.
PMS hiện đại không chỉ là phần mềm, nó là xương sống vận hành của khách sạn 10–200 phòng, từ homestay đến khách sạn cao cấp.
2. PMS là gì? (Giải thích theo cách dễ hiểu nhất)
PMS (Property Management System) là phần mềm giúp khách sạn quản lý toàn bộ hoạt động vận hành hằng ngày, bao gồm:
- Quản lý phòng
- Đặt phòng – lịch phòng
- Check-in / Check-out
- Buồng phòng (Housekeeping)
- Dịch vụ phát sinh
- Doanh thu – báo cáo
- Tích hợp khóa thẻ từ
- Kết nối OTA (Booking.com, Agoda…)
- Hóa đơn điện tử
- Quản lý nhân viên
OHOTEL PMS là phiên bản PMS – hiện đại, linh hoạt, cho phép khách sạn quản lý ở bất kỳ đâu và mọi thiết bị.
3. OHOTEL PMS gồm những chức năng gì?
⭐ 3.1. Sơ đồ phòng trực quan – trung tâm điều phối của khách sạn
OHOTEL hiển thị phòng theo màu sắc:
- Phòng đang ở
- Phòng sạch
- Phòng bẩn
- Phòng đã đặt
- Phòng bảo trì sửa chữa
Giao diện và các thao tác đặt phòng, đổi phòng, xem giá, xem tình trạng. Nhanh – rõ – chính xác.
⭐ 3.2. Quản lý đặt phòng đa nguồn
OHOTEL hỗ trợ:
- Đặt phòng trực tiếp tại lễ tân
- Đặt phòng từ website khách sạn
- Đặt phòng từ OTA (đồng bộ tự động)
- Đặt phòng đoàn
- Đặt dài hạn (căn hộ dịch vụ)
Mỗi đặt phòng đều có lịch sử, thông tin khách & log thao tác minh bạch.
⭐ 3.3. Check-in / Check-out tốc độ cao
OHOTEL thiết kế quy trình 3 bước:
- Chọn phòng
- Nhập thông tin khách
- Xác nhận – in phiếu / tạo thẻ từ
Khi check-out, phần mềm tự động tính tiền dịch vụ, minibar, thuế & hóa đơn điện tử.
⭐ 3.4. Buồng phòng – Housekeeping đồng bộ theo thời gian thực
Nhân viên Housekeeping báo phòng sạch trên app
- Lễ tân nhìn thấy ngay
- Tránh giao nhầm phòng
- Tăng tốc độ dọn phòng 30–40%
⭐ 3.5. Quản lý dịch vụ & minibar
OHOTEL tự động:
- Ghi nhận dịch vụ phát sinh
- Cộng tiền vào tiền phòng
- Giảm thất thoát – hạn chế gian lận
⭐ 3.6. Báo cáo doanh thu theo chuẩn quản trị khách sạn
OHOTEL cung cấp hơn 30 loại báo cáo, gồm:
- Công suất phòng
- Doanh thu theo ngày/tuần/tháng
- Doanh thu theo nguồn khách (OTA, trực tiếp)
- Báo cáo theo nhân viên
- Báo cáo lợi nhuận theo loại phòng
- Sổ quỹ – sổ thu chi
Chủ khách sạn xem báo cáo mọi lúc – mọi nơi trên điện thoại.
⭐ 3.7. Kết nối OTA qua Channel Manager
OHOTEL đồng bộ:
- Giá phòng
- Số lượng phòng trống
- Đặt phòng
- Hủy đặt phòng
=> Không còn overbooking, lễ tân nhẹ nhàng, chủ khách sạn tăng doanh thu online.
⭐ 3.8. Tích hợp khóa thẻ từ – vận hành chuyên nghiệp hơn
OHOTEL kết nối trực tiếp với HLOCK, BeTech, Adel…
- Tạo thẻ theo ngày ở
- Tự khóa khi khách check-out
- Hạn chế ra vào trái phép
- Chuẩn hóa quy trình lễ tân
⭐ 3.9. Tích hợp hóa đơn điện tử
Khách sạn xuất hóa đơn ngay khi thanh toán, rút ngắn thời gian trả phòng.
⭐ 3.10. Quản lý nhân viên & phân quyền chi tiết
Mỗi nhân viên 1 tài khoản
Theo dõi log thao tác
Giảm rủi ro chỉnh sửa sai
Phân quyền theo lễ tân – kế toán – quản lý – housekeeping
4. Vai trò của PMS OHOTEL trong khách sạn hiện đại
⭐ 4.1. Tự động hóa vận hành – giảm 70% khối lượng công việc
OHOTEL giúp:
- Lễ tân thao tác nhanh
- Giảm lỗi nhập giá
- Tự động đồng bộ phòng
- Tự động tính tiền dịch vụ
- Giảm 90% công việc giấy tờ
⭐ 4.2. Minh bạch doanh thu – giảm thất thoát đến 95%
OHOTEL lưu lại mọi thao tác → nhân viên khó chỉnh sửa không minh bạch.
Minibar, thu chi và báo cáo đều rõ ràng.
⭐ 4.3. Tăng doanh thu qua OTA & website khách sạn
Khi dùng PMS OHOTEL:
- Công suất phòng tăng 20–40%
- Giá bán tối ưu theo mùa
- Tránh overbooking
- Tăng tỉ lệ khách đặt trực tiếp
⭐ 4.4. Nâng trải nghiệm khách – tăng đánh giá 5 sao
PMS giúp khách:
- Nhận phòng nhanh
- Ít sai sót
- Dịch vụ thống nhất
- Thông tin minh bạch
6. OHOTEL giúp khách sạn tăng doanh thu như thế nào?
✔️ Tự động điều chỉnh giá theo mùa
✔️ Đồng bộ nhiều kênh bán phòng
✔️ Hạn chế phòng trống nhờ cập nhật realtime
✔️ Giảm phí hoa hồng bằng kênh đặt trực tiếp
✔️ Upsell dịch vụ & minibar
7. Tiêu chí chọn PMS – OHOTEL đáp ứng đầy đủ
- Giao diện dễ dùng → ai cũng học nhanh
- Sơ đồ phòng trực quan
- Housekeeping thông minh
- Báo cáo chi tiết
- Kết nối OTA ổn định
- Tích hợp khóa thẻ từ
- Xuất hoá đơn điện tử
- Bảo hành & hỗ trợ 24/7
OHOTEL đáp ứng 100% những tiêu chí này.
9. Kết luận: OHOTEL – Giải pháp PMS toàn diện cho khách sạn thời đại số
PMS không còn là lựa chọn bổ sung.
Đó là nền tảng bắt buộc để khách sạn vận hành hiệu quả và cạnh tranh dài hạn.
Với OHOTEL, khách sạn:
- Quản lý dễ hơn
- Tối ưu doanh thu tốt hơn
- Trải nghiệm khách hàng cao hơn
- Vận hành minh bạch hơn
- Hoạt động chuyên nghiệp hơn