Những rủi ro có thể gặp phải khi quản lý khách sạn bằng Excel

Quản lý khách sạn bằng excel là hình thức mà nhiều nhà nghỉ, khách sạn quy mô nhỏ áp dụng. Hình thức quản lý này giúp giảm thời gian, công sức và độ chính xác cao hơn quản lý sổ sách thủ công thông thường.

Tuy nhiên với sự phát triển của công nghệ tiên tiến hiện đại, phương thức quản lý bằng excel trở lên lỗi thời và có nhiều lỗ hổng gây thất thoát. Và sự ra đời của phần mềm quản lý khách sạn chính là giải pháp hàng đầu chống thất thoát tại khách sạn hiện nay. Có thể nói quản lý bằng excel đơn giản nhưng rủi ro mang lại cao hơn rất nhiều so với phần mềm quản lý khách sạn chuyên nghiệp. Hãy cùng Ohotel tìm hiểu qua bài viết này nhé.

quản lý khách sạn bằng excel

Dễ sai sót khi nhập số liệu

Việc nhập số liệu trên file excel khi nhập các hóa đơn nghỉ hay sử dụng dịch vụ của khách hàng sẽ có sự nhầm lẫn hay sai sót do người nhập không tập trung. Chỉ cần nhập sai lệch 1 con số là đã có thể dẫn tới nhầm lẫn dữ liệu giấy tờ và trên excel dẫn tới việc quản lý doanh thu, chi phí không chính xác.

Giờ đây, với phần mềm quản lý khách sạn, mọi nghiệp vụ trong khách sạn sẽ trở lên dễ dàng hơn bao giờ hết. Khi khách check-in hay check-out thông tin được cập nhật ngay trên phần mềm và hệ thống tự động tính toán và in ra hóa đơn. Dựa trên dữ liệu được nhập vào, phần mềm sẽ tự động tổng kết và cho bạn hệ thống báo cáo tài chính  chính xác, dễ hiểu mà bạn không cần mất thời gian thống kê, tính toán.

Dữ liệu không được bảo mật an toàn

Tất cả các thông tin được cập nhật trong file excel và lưu trữ trên máy tính thường rất khó bảo mật dữ liệu an toàn. Ngay cả khi máy tính đặt mật khẩu cũng không hạn chế được điều này vì máy tính lưu trữ dữ liệu thường được nhiều người sử dụng như các lễ tân trong cùng một khách sạn, quản lý, kế toán và rất khó để đề phòng cho mọi người.

Tuy nhiên với phần mềm quản lý khách sạn được tích hợp chức năng phân quyền chi tiết, chỉ cho phép người được phân quyền thao tác, xem, sửa với những hạn chế nhất định. Đảm bảo tính bảo mật, minh bạch và chính xác của dữ liệu, giúp người quản lý hay chủ khách sạn dễ dàng xác định vấn đề từ đâu và do ai khi có sự cố. Bên cạnh đó nhân viên chỉ thực hiện đúng nghiệp vụ của mình mà không thể can thiệp quá sâu vào dữ liệu khác,.

Tải ngay phần mềm quản lý khách sạn ohotel để mang lại hiệu quả kinh doanh cho khách sạn của bạn.

Những rủi ro có thể gặp phải khi quản lý khách sạn bằng Excel
4.8 (96%) 5 votes