Hiện nay, rất nhiều đơn vị kinh doanh dịch vụ lưu trú tại Việt Nam. Đặc biệt là những đơn vị kinh doanh nhà nghỉ khách sạn vừa và nhỏ. Những đơn vị này vẫn còn đang sử dụng excel để quản lý thông tin đặt phòng, khách hàng, bán hàng,…. Liệu phương pháp này có hiệu quả? Cùng Ohotel tìm hiểu nhé!
Đánh giá những rủi ro phương pháp quản lý excel mang lại
Có thể nói hơn 70% doanh nghiệp Việt Nam hiện nay sử dụng word và excel là 2 phương tiện chính để lưu trữ và xử lý thông tin. Tuy nhiên chúng ta có thể thấy rõ những rủi ro của phương pháp này như sau:
Không đảm bảo tính bảo mật dữ liệu
Khi quản trị bằng excel nhân viên có thể dễ dàng thay đổi dữ liệu và số liệu. Với phương pháp quản lý này, tính phân quyền không được tích hợp. Vì vậy các thông tin trong doanh nghiệp, đặc biệt những thông tin đòi hỏi tính bảo mật cao sẽ dễ dàng bị đánh cắp hoặc tiết lộ ra ngoài doanh nghiệp. Và chắc chắn rằng các chủ kinh doanh ý thức được mức độ nguy hại của vấn đề này.
Dễ sai sót khi quản lý khối lượng thông tin quá lớn
Khi phải quản lý quá nhiều số liệu, thông tin thì quản lý trên công cụ excel sẽ bộc lộ hết những nhược điểm. Tốc độ xử lý chậm hơn và độ chính xác giảm đi. Điều này có thể dẫn đến sai sót trên toàn hệ thống và việc khắc phục là vô cùng khó khăn và tốn thời gian.
Số liệu, tình hình kinh doanh không được cập nhật theo thời gian thực
Đây là vấn đề dễ gây tổn thất, thất thoát trong đơn vị. Đặc biệt trong kinh doanh khách sạn. Khi không thường xuyên có mặt tại khách sạn thì quản lý rất khó theo dõi cũng như đánh giá tình hình kinh doanh hiện tại của khách sạn. Dẫn tới việc đưa ra những quyết định không kịp thời và chính xác. Bên cạnh đó, nhân viên cũng sẽ tốn rất nhiều thời gian và công sức để tìm dữ liệu cũng như các thông tin liên quan. Đặc biệt là những nhân viên có trình độ tin học chưa cao.
Khó kết hợp với các báo cáo
Excel hay word đều là những công cụ không thể tự động tạo thống kê tạo ra các báo cáo dựa trên thông tin mà nó lưu trữ. Vì vậy bạn sẽ cần phải tốn thời gian, công sức và nhân sự cho việc lập báo cáo.
Phương pháp quản lý nhà nghỉ, khách sạn hiệu quả nhất với phần mềm Ohotel
Phần mềm quản lý nhà nghỉ khách sạn Ohotel là giải pháp chuyên biệt được xây dựng cho các đơn vị kinh doanh phòng lưu trú. Phần mềm khắc phục hoàn toàn các vấn đề đang mắc phải của Excel. Việc ứng dụng phần mềm quản lý khách sạn Ohotel, đơn vị sẽ nhận được những lợi ích sau:
- Toàn bộ thông tin của khách sạn được qaurn trị trên một hệ thống duy nhất. Dễ dàng cho người dùng trong việc tìm kiếm và xử lý thông tin.
- Hệ thống phân quyền đảm bảo tính bảo mật thông tin trong khách sạn. Các chức năng nhiệm vụ được quy định rõ ràng. Nhân viên không bị chồng chéo công việc và thông tin không bị dò dỉ ra bên ngoài.
- Mọi quy trình nghiệp vụ của khách sạn được quản lý trên phần mềm. Nhờ đó nhân viên có thể làm việc theo quy trình rõ ràng và làm việc hiệu quả hơn.
- Hệ thống tự động đưa ra các báo cáo theo dữ liệu thời gian thực, giúp các quyết định của người quản lý được chính xác và kịp thời.
Quý khách hàng quan tâm giải pháp phần mềm quản lý khách sạn của Ohotel, liên hệ ngay để được tư vấn triển khai, dùng thử: