Trong quá trình hoạt động kinh doanh, phát sinh công nợ là điều tất yếu. Vậy công nợ là gì? Và phân loại công nợ thế nào? Các báo cáo công nợ nào thường có và phải quản lý ra sao cho hiệu quả?… Hãy cùng OXU tìm hiểu trong bài viết này nhé !
Công nợ là gì ?
Công nợ là khoản tiền phát sinh khi xảy ra giao dịch mua bán, trao đổi hàng hóa, dịch vụ giữa một cá nhân với cá nhân hay cá nhân với doanh nghiệp, doanh nghiệp với doanh nghiệp nhưng không trả hoặc không trả đủ tại thời điểm đó mà phải chuyển sang kỳ thanh toán sau.
Phân loại công nợ thế nào ?
Công nợ bao gồm 2 loại:
– Công nợ khách hàng (các khoản phải thu). Công nợ này thường có ở các cơ sở kinh doanh cho phép bán chịu. Khách mua hàng và được phép nợ lại một phần hoặc toàn bộ hóa đơn. Tất nhiên trong hoạt động này cơ sở kinh doanh cần có đầy đủ thông tin khách hàng
– Công nợ nhà cung cấp (các khoản phải trả). Công nợ phát sinh khi có những hóa đơn nhập – mua hàng hóa, nguyên vật liệu từ những nhà cung cấp. Mà cơ sở kinh doanh không trả hết hay được phép trả chậm hơn theo thỏa thuận.
Đặc điểm của báo cáo công nợ
Báo cáo công nợ được lập ra nhằm theo dõi các khoản công nợ liên quan đến khách hàng và nhà cung cấp. Dù là với khách hàng hay nhà cung cấp. Thì báo cáo công nợ đều có những điểm chung như sau:
– Tên, mã khách hàng/nhà cung cấp
– Số điện thoại
– Số dư nợ
– Thông tin chi tiết về các khoản nợ. Cần có đầy đủ thông tin về khoản nợ trong giao dịch dựa trên tên, mã khách hàng/ nhà cung cấp.
Làm thế nào để quản lý công nợ hiệu quả ?
Danh sách khách hàng mua nợ hay nợ nhà cung cấp được tổng hợp từ các giao dịch có ghi nợ. Khi có bất kỳ hoạt động thu – chi nào liên quan đến quản lý công nợ khách hàng hoặc nhà cung cấp, nhân viên được phân công sẽ phải cập nhật luôn và lên các báo cáo liên quan theo quy định. Điều này giúp quản lý và chủ cơ sở theo dõi cũng như nắm được chính xác tình trạng dòng tiền hiện tại của cơ sở đó.
Thế nhưng, sự thật là những ghi chép và thao tác thủ công của con người đôi khi xảy ra sai sót cũng như mất thời gian. Đó là lý do vì sao nên áp dụng công nghệ vào quy trình quản lý và điều hành công việc.
Áp dụng công nghệ vào các phần mềm quản lý sẽ hỗ trợ công việc cho người quản lý. Cập nhật thông tin và lập báo cáo công nợ tự động là tính năng hiện có trên phần mềm. Khi đó, quản lý hay kế toán dễ dàng thao tác để hoàn thành công việc. Mà vẫn đảm bảo tính chính xác và nhanh chóng của việc cập nhật thông tin, tính toán số liệu.
Tham khảo: Phần mềm quản lý khách sạn OHOTEL, Phần mềm quản lý bida OXU, Phần mềm quản lý karaoke, Phần mềm quản lý massage…..