Bắt đầu kinh doanh khách sạn, nhà nghỉ hay homestay là cơ hội hấp dẫn nhưng cũng tiềm ẩn nhiều rủi ro nếu chủ đầu tư thiếu kinh nghiệm quản lý. Trên thực tế, rất nhiều khách sạn mới hoạt động không hiệu quả. Không phải vì thiếu khách, mà vì quản lý chưa đúng cách, dẫn đến thất thoát doanh thu, chi phí tăng cao và vận hành rối loạn. Bài viết dưới đây tổng hợp những kinh nghiệm quản lý khách sạn hiệu quả dành cho chủ mới bắt đầu. Giúp bạn tránh sai lầm phổ biến và xây dựng nền tảng vận hành bền vững ngay từ đầu.
Hiểu rõ mô hình kinh doanh khách sạn của mình
Trước khi đi vào vận hành, chủ khách sạn cần xác định rõ mô hình kinh doanh đang theo đuổi. Khách sạn mini, nhà nghỉ, homestay, khách sạn tầm trung hay mô hình không lễ tân. Mỗi mô hình có đặc thù khác nhau về đối tượng khách, thời gian lưu trú, giá bán và cách quản lý. Việc hiểu rõ mô hình giúp bạn xây dựng quy trình vận hành phù hợp. Tránh áp dụng máy móc kinh nghiệm của nơi khác dẫn đến kém hiệu quả.
Chuẩn hóa quy trình quản lý ngay từ đầu
Một sai lầm phổ biến của chủ mới là vận hành theo cảm tính, làm đến đâu chỉnh đến đó. Điều này khiến khách sạn dễ rơi vào tình trạng rối loạn khi có nhiều khách hoặc khi chủ không có mặt. Ngay từ đầu, bạn cần xây dựng các quy trình cơ bản như: check-in – check-out, dọn phòng, xử lý sự cố, ghi nhận doanh thu và báo cáo cuối ngày. Quy trình càng rõ ràng thì việc đào tạo nhân sự và kiểm soát vận hành càng dễ dàng.
Quản lý phòng chặt chẽ để tránh thất thoát
Quản lý phòng là yếu tố cốt lõi trong kinh doanh khách sạn. Chủ mới thường gặp các vấn đề như nhầm trạng thái phòng, bán trùng phòng, quên đóng phòng bảo trì hoặc không kiểm soát được thời gian check-out. Những sai sót này không chỉ gây mất doanh thu. Mà còn ảnh hưởng nghiêm trọng đến trải nghiệm khách hàng. Việc theo dõi trạng thái phòng rõ ràng, cập nhật liên tục là kinh nghiệm quan trọng giúp vận hành trơn tru hơn.
Kiểm soát doanh thu minh bạch, không phụ thuộc con người
Nhiều chủ khách sạn mới giao toàn bộ việc thu tiền và báo cáo cho lễ tân hoặc quản lý ca. Dẫn đến rủi ro sai lệch số liệu hoặc thất thoát mà không phát hiện kịp thời. Kinh nghiệm quan trọng là phải tách bạch rõ ràng giữa vận hành và kiểm soát. Chủ khách sạn cần nắm được doanh thu theo ngày, theo ca, theo nguồn khách một cách minh bạch, không phụ thuộc hoàn toàn vào báo cáo thủ công.
Sử dụng phần mềm quản lý khách sạn ngay từ giai đoạn đầu
Thay vì quản lý bằng sổ sách hoặc Excel rời rạc. Chủ mới nên đầu tư phần mềm quản lý khách sạn ngay từ đầu. Phần mềm giúp quản lý phòng, khách lưu trú, doanh thu, giá bán và nhân sự trên một hệ thống duy nhất. Đặc biệt, nhiều phần mềm hiện nay có chi phí phù hợp với khách sạn nhỏ. Nhưng mang lại hiệu quả lớn. Giúp giảm sai sót, tiết kiệm thời gian và dễ dàng mở rộng sau này.
Quản lý giá bán linh hoạt nhưng có chiến lược
Định giá phòng là bài toán khó với nhiều chủ mới. Giá quá cao khiến khó bán phòng, giá quá thấp lại làm giảm lợi nhuận và hình ảnh thương hiệu. Kinh nghiệm là cần theo dõi thị trường, đối thủ xung quanh. Kết hợp phân chia mức giá theo ngày thường, cuối tuần, cao điểm – thấp điểm. Nếu bán phòng qua OTA, cần đặc biệt chú ý đồng bộ giá và phòng để tránh sai giá hoặc overbooking.
Không bỏ qua quản lý chi phí vận hành
Doanh thu tốt nhưng chi phí cao vẫn khiến khách sạn không có lãi. Chủ mới thường ít chú ý đến các khoản chi phí “nhỏ nhưng nhiều” như điện nước, vật tư phòng, giặt là hay hao hụt nội bộ. Việc kiểm soát nguồn điện, thời gian sử dụng phòng và quy trình dọn phòng hợp lý. Sẽ giúp giảm đáng kể chi phí vận hành, đặc biệt với khách sạn nhỏ và nhà nghỉ.
Quản lý nhân sự đơn giản nhưng hiệu quả
Với khách sạn mới, đội ngũ nhân sự thường không lớn. Nhưng nếu không phân quyền rõ ràng sẽ dễ xảy ra chồng chéo trách nhiệm. Kinh nghiệm là mỗi vị trí cần có nhiệm vụ cụ thể, quyền hạn rõ ràng và có cơ chế kiểm soát thao tác. Điều này giúp giảm rủi ro gian lận, tăng trách nhiệm và giúp chủ khách sạn yên tâm hơn khi không có mặt trực tiếp.
Tập trung vào trải nghiệm khách hàng
Khách hàng hài lòng là yếu tố quyết định sự sống còn của khách sạn, đặc biệt trong giai đoạn đầu. Chủ mới cần chú trọng những yếu tố cơ bản như phòng sạch sẽ, check-in nhanh gọn. Thông tin minh bạch và hỗ trợ kịp thời khi khách cần. Trải nghiệm tốt không chỉ giúp giữ chân khách mà còn tạo ra đánh giá tích cực trên OTA và mạng xã hội, góp phần tăng lượng đặt phòng tự nhiên.
Luôn theo dõi số liệu và cải thiện liên tục
Quản lý khách sạn hiệu quả không phải là làm một lần rồi xong. Mà là quá trình theo dõi – đánh giá – điều chỉnh liên tục. Chủ mới nên thường xuyên xem báo cáo doanh thu, công suất phòng, nguồn khách và chi phí để kịp thời phát hiện vấn đề. Từ đó, bạn có thể điều chỉnh giá, quy trình hoặc cách vận hành để phù hợp hơn với thực tế kinh doanh.
Kết luận: Quản lý tốt từ đầu – nền tảng cho thành công lâu dài
Đối với chủ khách sạn mới bắt đầu, quản lý hiệu quả không nằm ở việc làm quá phức tạp. Mà ở việc làm đúng và làm đủ những yếu tố cốt lõi. Từ việc hiểu rõ mô hình, chuẩn hóa quy trình, kiểm soát doanh thu. Đến ứng dụng công nghệ quản lý phù hợp. Tất cả đều góp phần giúp khách sạn vận hành ổn định và sinh lời bền vững. Khi nền tảng quản lý được xây dựng vững chắc ngay từ đầu, việc mở rộng quy mô và phát triển trong tương lai sẽ trở nên dễ dàng hơn rất nhiều.