Vì sao chi phí phần mềm quản lý khách sạn lại là câu hỏi lớn?
Trong bối cảnh ngành lưu trú ngày càng cạnh tranh, bài toán chi phí luôn khiến chủ khách sạn băn khoăn:
“Phần mềm quản lý khách sạn có đắt không?”
“Chi phí đầu tư liệu có xứng đáng?”
Thực tế, phần mềm quản lý khách sạn (PMS) không còn là công cụ “nên có”, mà đã trở thành yếu tố bắt buộc để vận hành trơn tru, tránh thất thoát và tăng doanh thu ổn định. Tuy nhiên, để quyết định đầu tư, bạn cần hiểu:
Chi phí phần mềm gồm những hạng mục nào?
Khách sạn phải trả bao nhiêu?
Đầu tư PMS có mang lại lợi ích lâu dài không?
Bài viết này sẽ giúp bạn trả lời tất cả.
2. Chi phí đầu tư phần mềm quản lý khách sạn gồm những gì?
Chi phí PMS phụ thuộc vào mô hình, quy mô, và tính năng mà khách sạn lựa chọn. Dưới đây là các khoản phổ biến:
2.1. Chi phí License / Thuê bao (Subscription)
Đây là chi phí cơ bản nhất. Có 2 loại:
- Phần mềm Cloud (online): tính theo tháng/năm.
- Phần mềm cài đặt (offline): theo năm/mua trọn đời + phí bảo trì.
Mức giá tham khảo (tùy nhà cung cấp)
2.2. Chi phí cài đặt – đào tạo nhân sự (tùy chọn)
Hỗ trợ từ xa: Miễn phí – 1 triệu
Triển khai trực tiếp tại khách sạn: 1 – 5 triệu
Đào tạo nhân viên nhiều ca: 500k – 2 triệu
2.3. Chi phí tích hợp thiết bị
Nếu khách sạn muốn đồng bộ với:
- Khóa thẻ từ
- Công tắc tiết kiệm điện
- Máy in hóa đơn – POS
- Hóa đơn điện tử
- Kê khai công an – ASM
Thì chi phí tích hợp thường: 500k – 3 triệu/lần, tùy hệ thống.
2.4. Chi phí kết nối OTA (nếu có Channel Manager)
Một số nhà cung cấp thu phí riêng:
- Từ 200k – 800k/tháng, tùy số kênh OTA.
Với OHOTEL, mức phí thường gộp chung, tối ưu để khách sạn tiết kiệm nhất.
3. Vậy tổng chi phí đầu tư PMS là bao nhiêu?
Tùy mô hình:
✔ Khách sạn nhỏ (dưới 20 phòng): 300k – 800k/tháng
✔ Khách sạn 2–3 sao (20–60 phòng): 800k – 2 triệu/tháng
✔ Khách sạn 4–5 sao (trên 60 phòng): 2 – 5 triệu/tháng
✔ Mua trọn đời (offline)
7 – 30 triệu, tùy tính năng + 10–20% phí bảo trì/năm.
4. Phần mềm quản lý khách sạn có đáng đầu tư không?
Câu trả lời ngắn gọn: HOÀN TOÀN ĐÁNG.
Lý do rất đơn giản: chi phí thất thoát trong khách sạn một tháng cao hơn rất nhiều so với chi phí phần mềm.
5. Những lợi ích dài lâu mà PMS mang lại cho khách sạn
5.1. Giảm thất thoát 20–40%
Check-in/Check-out ghi nhận tự động
Tránh nhân viên quên thu tiền
Hạn chế gian lận nội bộ
Quản lý dịch vụ, minibar, phụ thu chính xác
5.2. Tăng doanh thu 15–50% từ OTA
Kết nối đồng bộ: Booking, Traveloka, Agoda, Airbnb, Vntrip, Luxstay…
Không còn trùng phòng, mất phòng, mất lượt đặt.
5.3. Tiết kiệm 50% thời gian cho lễ tân
Check-in nhanh hơn
In hóa đơn, quản lý dịch vụ trong 1 chạm
Tự động hóa lịch buồng phòng
5.4. Xây dựng trải nghiệm chuyên nghiệp
Khách đánh giá cao:
Nhận phòng nhanh
Không sai sót thanh toán
Thông tin rõ ràng, minh bạch
Quy trình mượt mà như khách sạn lớn
5.5. Báo cáo doanh thu minh bạch – xem từ xa
Chủ khách sạn kiểm tra:
- Công suất phòng
- Tổng doanh thu
- Hóa đơn
- Dòng tiền
- Công nợ
Chỉ bằng điện thoại.
6. Khách sạn tăng 30% doanh thu sau 2 tháng
Một khách sạn 28 phòng dùng phần mềm OHOTEL kết hợp Channel Manager:
Giảm 100% tình trạng overbooking
Công suất tăng từ 55% → 72%
Doanh thu tăng 30%
Lễ tân giảm khối lượng công việc gần một nửa
=> Chi phí phần mềm chỉ 900k/tháng, nhưng lợi nhuận tăng vài chục triệu mỗi tháng.
7. Làm sao chọn PMS đúng – tránh mua sai gây lãng phí?
Checklist 6 tiêu chí quan trọng:
- Dùng được trên mọi thiết bị (điện thoại, laptop, iPad)
- Tích hợp khóa thẻ từ – hóa đơn điện tử
- Kết nối OTA tự động
- Báo cáo rõ ràng, minh bạch
- Hỗ trợ 24/7
- Chi phí minh bạch, không phụ phí ẩn
Một phần mềm tốt phải giúp bạn kiếm thêm – không phải tốn thêm.
8. Kết luận: PMS không đắt – NGAY CẢ KHI BẠN NGHĨ NÓ ĐẮT
So sánh đơn giản:
Hạng mục Chi phí
Thất thoát 1 tháng 2–10 triệu
Mất khách do quy trình chậm 3–20 triệu
Đầu tư phần mềm 300k – 2 triệu
| Hạng mục | Chi phí |
| Thất thoát 1 tháng | 2–10 triệu |
| Mất khách do quy trình chậm | 3–20 triệu |
| Đầu tư phần mềm | 300k – 2 triệu |
➡️ Đầu tư PMS = Bỏ nhỏ – Lợi lớn – Hiệu quả ngay.
➡️ Không dùng PMS = Mất tiền mà không biết.