Trong thời đại chuyển đổi số, phần mềm quản lý khách sạn đã trở thành công cụ không thể thiếu giúp tối ưu vận hành, tiết kiệm chi phí và nâng cao trải nghiệm khách hàng. Tuy nhiên, một trong những câu hỏi phổ biến nhất mà các chủ khách sạn đặt ra là: Nên chọn phần mềm Online hay phần mềm Offline cài đặt trên máy tính?
Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ ưu – nhược điểm của từng loại để đưa ra lựa chọn phù hợp nhất cho mô hình kinh doanh của mình.
1. Phần mềm quản lý khách sạn Online là gì?
Phần mềm quản lý khách sạn online (hay còn gọi là phần mềm quản lý khách sạn Cloud) là một hệ thống hoạt động hoàn toàn trên nền tảng internet, là giải pháp chạy trực tiếp trên trình duyệt web, cho phép người dùng truy cập hệ thống từ bất kỳ đâu, chỉ cần có kết nối internet. Dữ liệu được lưu trữ và đồng bộ hóa trên server của nhà cung cấp.
Ví dụ phổ biến: OHOTEL, Cloudbeds, ezCloudhotel, eZee Absolute, CIHMS…
2. Phần mềm quản lý khách sạn Offline cài đặt trên máy là gì?
Phần mềm quản lý khách sạn Offline (hay còn gọi là phần mềm cài đặt trên máy tính, hoặc phần mềm on-premise) là loại phần mềm được cài trực tiếp vào máy tính hoặc server nội bộ tại khách sạn và hoạt động không cần kết nối internet.
Đây là hình thức phần mềm truyền thống, thường được sử dụng bởi đa số các khách sạn kể cả khi không có kết nối internet ổn định, hoặc mong muốn kiểm soát dữ liệu nội bộ, bảo mật một cách tuyệt đối.
Ví dụ phổ biến: Phần mềm quản lý khách sạn OHOTEL, Smile PMS, Fidelio, phần mềm nội bộ tự phát triển…
3. So sánh chi tiết: Online vs Offline
| Tiêu chí | Phần mềm quản lý khách sạn Online | Phần mềm quản lý khách sạn Offline |
| Khả năng truy cập | Mọi lúc, mọi nơi, qua trình duyệt | Chỉ truy cập được tại điểm cài đặt |
| Chi phí đầu tư ban đầu | Thấp (trả theo tháng/năm) | Cao (gói vĩnh viễn trả 1 lần hoặc theo gói hàng năm license) |
| Cập nhật phần mềm | Tự động, do nhà cung cấp thực hiện | Thủ công, cần kỹ thuật viên hoặc nâng cấp trả phí |
| Bảo mật và sao lưu | Được sao lưu định kỳ, bảo mật nhiều lớp từ server | Phụ thuộc vào người dùng, dễ mất dữ liệu nếu không sao lưu. |
| Tính linh hoạt mở rộng | Dễ dàng nâng cấp hoặc tích hợp hệ thống khác | Khó khăn, tốn thời gian nâng cấp phần cứng/phần mềm. |
| Phụ thuộc Internet | Có – cần Internet để truy cập | Không – vẫn hoạt động khi mất mạng |
| Hỗ trợ kỹ thuật | Online, hỗ trợ trực tiếp trên server | Thường hỗ trợ qua phần mềm thứ ba để điều khiển từ xa |
4. Nên chọn phần mềm Cloud hay cài đặt trên máy?
Nên chọn Phần mềm Online nếu:
- Bạn muốn quản lý từ xa, theo dõi hoạt động mọi lúc mọi nơi.
- Mô hình khách sạn có nhiều chi nhánh hoặc chủ đầu tư không có mặt trực tiếp.
- Ưu tiên chi phí thấp, linh hoạt, dễ triển khai và mở rộng.
- Muốn tích hợp thêm các tính năng hiện đại: đồng bộ OTA, hóa đơn điện tử,…
Nên chọn Phần mềm Offline cài đặt trên máy nếu:
- Khách sạn không ổn định kết nối mạng, hoặc ở khu vực vùng sâu vùng xa.
- Bạn đã có sẵn hệ thống máy chủ nội bộ và muốn toàn quyền kiểm soát dữ liệu.
- Ưu tiên tính bảo mật riêng biệt, không phụ thuộc nhà cung cấp thứ ba.
5. OHOTEL – Giải pháp quản lý khách sạn thông minh, kết hợp cả hai hình thức Online và Offline, tối ưu cho khách sạn hiện đại
Nếu bạn đang tìm kiếm một phần mềm quản lý khách sạn dạng hiện đại, bảo mật và dễ sử dụng – OHOTEL là lựa chọn hàng đầu. Phần mềm được kết hợp cả hai hình thức Online và Offline. Đây là giải pháp dành cho các khách sạn từ 2-4 sao, khách sạn mini, nhà nghỉ, homestay và resort, với các tính năng nổi bật:
✅ Tích hợp hệ thống quản lý nguồn điện tự động, chống gian lận thất thoát.
✅ Tích hợp OTA, đồng bộ dữ liệu quản lý đặt phòng, tránh overbooking.
✅ Tích hợp khóa thẻ từ – quản lý nhật ký ra vào cửa.
✅ Kết nối với Hóa đơn điện tử, khởi tạo hóa đơn từ máy tính tiền, hợp thức hóa theo Nghị định mới.
✅ Truy cập từ mọi thiết bị: laptop, máy tính bảng, điện thoại
✅ Miễn phí cập nhật & hỗ trợ kỹ thuật 24/7.
Kết luận
Việc lựa chọn giữa phần mềm Online và phần mềm Offline cài đặt trên máy phụ thuộc vào nhu cầu thực tế, hạ tầng công nghệ và chiến lược phát triển của khách sạn bạn. Tuy nhiên, với xu hướng vận hành linh hoạt, tiết kiệm và dễ mở rộng – giải pháp Online đang ngày càng chiếm ưu thế và được ưa chuộng.