1. Trước khi sử dụng phần mềm – Hệ thống vận hành rối rắm, tốn thời gian
Khách sạn Hoàng Gia tọa lạc tại trung tâm thành phố du lịch, có 45 phòng nghỉ và lượng khách ra vào mỗi ngày khá ổn định. Tuy nhiên, dù hoạt động lâu năm, khách sạn vẫn gặp hàng loạt khó khăn trong khâu quản lý:
Đặt phòng trùng lặp giữa lễ tân và kênh OTA (Booking, Agoda, Traveloka…).
Cập nhật giá phòng thủ công, mất thời gian và dễ sai sót.
Thống kê doanh thu cuối tháng rườm rà, phải tổng hợp dữ liệu từ nhiều file Excel.
Không kiểm soát được tình trạng phòng khi quản lý từ xa.
Những vấn đề trên khiến đội ngũ quản lý luôn trong tình trạng căng thẳng, hiệu suất nhân viên giảm, còn trải nghiệm khách hàng thì không ổn định.
2. Giải pháp – Triển khai phần mềm quản lý khách sạn OHOTEL
Sau khi khảo sát nhiều lựa chọn, khách sạn ABC đã quyết định chuyển sang sử dụng phần mềm quản lý khách sạn OHOTEL – giải pháp được đánh giá cao nhờ khả năng đồng bộ mạnh mẽ và giao diện dễ sử dụng.
Phần mềm được triển khai chỉ trong 3 ngày, bao gồm các tính năng chính:
Đồng bộ OTA tự động: kết nối Booking, Agoda, Traveloka… giúp cập nhật giá và tình trạng phòng tức thời.
Quản lý đặt phòng tập trung: lễ tân chỉ cần nhìn một màn hình để biết phòng trống, phòng đang ở, phòng cần dọn.
Tích hợp khóa thẻ từ: check-in nhanh, giảm sai sót khi giao phòng.
Báo cáo doanh thu tức thời: quản lý có thể xem kết quả hoạt động ở bất cứ đâu qua điện thoại.
Tự động thống kê chi phí và công suất phòng: giúp tối ưu chiến lược giá.
3. Sau 3 tháng – Kết quả vượt ngoài mong đợi
Sau 3 tháng áp dụng phần mềm, khách sạn Hoàng Gia ghi nhận sự chuyển biến rõ rệt trong vận hành và doanh thu:
| Hạng mục | Trước khi dùng phần mềm | Sau khi dùng OHOTEL |
| Tỷ lệ trùng phòng | 8–10% | 0% |
| Thời gian check-in trung bình | 7 phút | 2 phút |
| Hiệu suất lấp phòng | 65% | 85% |
| Thời gian tổng hợp báo cáo doanh thu | 4 giờ | 15 phút |
| Mức độ hài lòng của khách hàng | 7/10 | 9.3/10 |
💬 “Điều khiến tôi hài lòng nhất là khả năng đồng bộ OTA. Giờ đây, chúng tôi không còn lo bị trùng phòng hay sai giá khi khách đặt online.” – Chị Lan, Quản lý khách sạn Hoàng Gia chia sẻ.
4. Lợi ích mang lại cho khách sạn Hoàng Gia
- Tiết kiệm nhân sự lễ tân: Giảm 1 ca làm việc nhờ tự động hóa quy trình.
- Quản lý minh bạch, giảm thất thoát: Tất cả dữ liệu lưu trữ tập trung trên hệ thống.
- Nâng cao trải nghiệm khách: Khách hàng được phục vụ nhanh, chuyên nghiệp hơn.
- Tăng doanh thu và khả năng cạnh tranh nhờ tối ưu giá phòng linh hoạt.
5. Bài học cho các khách sạn khác
Câu chuyện của khách sạn Hoàng Gia cho thấy:
👉 Việc chuyển đổi sang phần mềm quản lý hiện đại không chỉ giúp tiết kiệm chi phí mà còn tạo lợi thế cạnh tranh lâu dài.
Trong thời đại số, một khách sạn muốn vận hành hiệu quả, tự động hóa và đồng bộ OTA là điều không thể thiếu. Lựa chọn phần mềm phù hợp như OHOTEL sẽ giúp mọi khâu – từ lễ tân, buồng phòng đến kế toán – hoạt động nhịp nhàng, chính xác.
6. Kết luận
Từ một khách sạn phải loay hoay giữa hàng chục file Excel, khách sạn ABC đã trở thành mô hình vận hành tối ưu, hiện đại và hiệu quả chỉ sau 3 tháng.
Nếu bạn đang gặp vấn đề tương tự, hãy thử trải nghiệm phần mềm quản lý khách sạn OHOTEL – công cụ giúp bạn đơn giản hóa mọi quy trình và nâng tầm dịch vụ của khách sạn.
Liên hệ ngay để được tư vấn