Đa phần các khách sạn hiện nay đã sử dụng phan mem quan lý khach san và đa phần sử dụng phần mềm quản lý khách sạn OHOTEL. Tuy đã có phần mềm quản lý khách sạn nhưng vẫn không thể thiếu lẫ tân ,vì lễ tân có trách nhiệm giúp đỡ khách hàng thực hiện đặt phòng, chào đón mọi người đến khách sạn, trả lời các câu hỏi và đáp ứng các nhu cầu của khách.
Nhân viên lễ tân được coi là bộ mặt của khách sạn chính vì thế họ phải là những người thân thiện, chuyên nghiệp, có đủ kiến thức chuyên môn và kinh nghiệm để đáp ứng những tác vụ cơ bản và cao hơn. Chính vì thế nên nhân viên lễ tân cần có một số kỹ năng cơ bản sau đây:
1.Kỹ năng nghiệp vụ và sự hiểu biết
– Được đào tạo nghiệp vụ lễ tân.
– Có khả năng giao tiếp tốt với khách và kỹ năng bán hàng.
– Nắm vững những quy định, các văn bản pháp quy của nghành du lịch và các cơ quan quản lý liên quan đến khách và kinh doanh khách sạn.
– Nắm vững nội quy, quy chế quản lý khách sạn; nội quy đối với người lao động trong khách sạn, trong bộ phận lễ tân;Mục tiêu, phương hướng kinh doanh, khả năng cung cấp dịch vụ của khách sạn.
-Có kiến thức cơ bản về kế toán, thanh toán, thống kê, marketing và hành chính văn phòng.
-Nắm được một số quy tắc về ngoại giao, lễ nghi, phong tục tập quán, tâm lý khách của một số quốc gia.
-Có kiến thức cơ bản về tình hình chính trị, kinh tế, xã hội, an ninh , tuyên truyền quảng cáo…
2.Thành thạo về ngoại ngữ và vi tính
* Ngoại ngữ:
-Biết ngoại ngữ, và có thể giao tiếp với khách nước ngoài
* Vi tính
Biết sử dụng vi tính văn phòng.
3.Yêu cầu về đạo đức nghề nghiệp
– Thật thà, trung thực.
-Năng động ,nhanh nhẹn, tháo vát và linh họat trong cách xử lý tình huông.
-Siêng năng tỉ mỉ có phong cách làm việc theo quy trình, có tính chính xác và hiệu quả cao.
-Cởi mở và hiếu khách, thân ái, lịch sự, hơp tôn trọng và sẵn sàng giúp đỡ khách. Trong mọi trường hợp phải tuân chỉ nguyên tắc ” Khách hàng không bao giờ sai “.
– Nhiệt tình trong công việc và biết thuyết phục khách.
-Có tính đồng đội trong công việc, luôn sẵn sàng hỗ trợ và giúp đỡ các nhân viên trong bộ phận
các kỹ nằng cơ bản của lễ tân
4.Yều cầu về ngoại hình và thể chất
– Sức khỏe tốt.
-Ngoại hình cân đối ( không có dị hình, không mắc bệnh truyền nhiễm ).
-Hình thức ưa nhìn, có duyên.
-Có kỹ năng giao tiếp tốt.
Trang phục gọn gàng,sạch sẽ.
Như vậy, có thể thấy việc đào tạo đội ngũ lễ tân viên trong các khách sạn/ nhà nghỉ đang được thực hiện. Để có thể nâng cao chất lượng lao động của đội ngũ này, ngoài những hình thức đào tạo nói trên, rất cần có sự đào tạo mới và đào tạo lại một cách hệ thống, có bài bản hơn.
5. Xây dựng kế hoạch xây dựng đội ngũ lễ tân chuyên nghiệp
Chính vì thế, cần phải xây dựng một chương trình với các môn học có tính nền tảng như Tâm lý học du lịch, Marketing du lịch, Lịch sử văn hóa Việt Nam truyền thống, Khoa học và nghệ thuật giao tiếp đồng thời với các môn học về nghiệp vụ lễ tân với các thao tác cụ thể và những nguyên tắc ứng xử quốc tế và tập quán ứng xử cụ thể của các dân tộc, các quốc gia, có thể cả khối lượng kiến thức sâu về tập quán ứng xử của các khách hàng mục tiêu và khách hàng tiềm năng của khách sạn.
6.Kết hợp học đi đôi với hành
Bên cạnh đó việc tổ chức thực hành cho những người được đào tạo để trở thành lễ tân viên. Dù ngoại ngữ thành thạo, dù kiến thức chuyên môn nghiệp vụ được trang bị đầy đủ nhưng thiếu một môi trường thực hành sinh động, những người được đào tạo cũng khó có thể trở thành những lễ tân viên tốt và sau đó là giỏi.
Đào tạo nhân lực du lịch nói chung, đào tạo lễ tân viên nói riêng vừa là một công việc của hiện tại, vừa là một yêu cầu của tương lai trong nhiều năm sau. Đó chính là một trong những nhiệm vụ lớn để Việt Nam thành điểm du lịch thật sự có sức hút với khách du lịch gần xa.